コピー機の傍に備えておきたいホチキスなどのアイテム

2018-07-27

コピー機で書類などをコピーしたあと、書類をまとめておく必要が出てきます。

その際にコピー機のすぐそばに、ホチキスなど書類をまとめるためのグッズを備えておくとすぐに使えて便利です。どのような使い方が多いかという事を考えて選んでいくことが必要です。

どういった物を選んでいくべきかなど、ポイントをチェックしておきましょう。


手軽に使える便利なホチキスは基本アイテム

コピー機の傍にまず備えておきたい基本アイテムとして挙げられるのが、ホチキスです。数枚の書類を針で止めてまとめることができます。様々なシーンで役立ってくれるアイテムです。

多くの人に数枚の書類を配る時にまとめておいたり、案件ごとにまとめておいたりという形で利用することが出来ます。ひもなどでまとめておくということになるとかさばってしまいがちですが、ホチキスならそれほど嵩張ることなくまとめることが出来るので便利ですから、使いやすいアイテムと言えるのです。

コピー機の近くに小物がおけるスペースがあるのであれば、ぜひホチキスを備えておきましょう。小さなものなのでそれほど邪魔にはなりにくいものです。ひもなどを付けておいて、フックに掛けておくという形で備えておくこともできます。

替えの針もそばに置いておくのがおすすめです。もちろん普通の文房具として収納しておいても良いのですが、いざ使おうと思った時に手元にないということになると探したり持ってきたりするのに時間がかかります。ちょっとした時間の積み重ねが大きなものとなりますので、効率アップのためにはこうしたちょっとした工夫が重要なポイントとなります。

『コピー機を使う際に意識したいポイント』

使いやすいホチキスを選ぶ

なんとなく使っていることの多いホチキスですが、最近はいろいろな機能の付いたものが出ています。使い方に応じて選んでいくことでコピーや書類整理がうまく進んで業務効率がアップしていくという事もありますから、適したものを選んで備えておくようにしましょう。

特にシュレッダーをよく使うという場合、ホチキスの針がついているとそのままシュレッダーにかけることが出来ずに、針を外す手間が増えてしまい、時間と労力を無駄に使ってしまうことになります。そういった時には針を使わないタイプのホチキスを利用してみましょう。

紙に切れ込みを入れてひっかけることで止めることが出来るタイプのものがあり、そのままシュレッダーにかけることが出来ます。多くの枚数を綴じることが多い場合には、通常のホチキスでは止まらない場合があります。枚数が多くて求められる大型のものが必要になることもあるのです。

また、力の弱い方は軽い力で求めることが出来るタイプのものなどを使うと作業が進みやすくなります。どのようなものをコピーして整理することが多いのかによって、コピー機の傍に備えておくべきアイテムが変わってくることになります。

ぜひホチキスの違いをおさえつつ適したものを選んでいくようにしましょう。

穴あけグッズもあると便利

基本的にはホチキスを使って書類をまとめていても、最終的にはファイルにとじ込んでおくといったことが多いのではないでしょうか。そのような場合にはホチキスだけではなく穴あけができるグッズも用意しておくことがお勧めです。

ホチキスで閉じたとしても、そこに当たらない部分で穴をあけていれば、そのままファイルにとじることが出来ます。一時的に使って跡は保管しておくという書類を整理するには適しているといえるでしょう。もちろん直接ファイルにとじる場合などにも利用することが出来ます。

穴あけパンチは使用可能な枚数が決まっていることが多いので、出来ればいつも利用する枚数がカバーできるようなものにしておくのがおすすめです。小さなものでも数回に分ければ穴あけできますが、時間や手間がかかってしまいます。

一つのまとまりごとに穴あけが出来れば作業量もぐっと減ってきますので、効率アップにつながります。書類を保管するという事を考えて、こうした穴あけパンチなども準備しておくとよいでしょう。

クリアファイルも是非備えておきたい

コピー機のそばに置いておくと便利なアイテムとして忘れてはならないのがクリアファイルです。コピーした書類の中には、穴をあけたくないものなどもありますが、きちんと分類して保管や使用をしていく必要が出てきます。

ばらばらのままではきちんと管理をすることが出来ず、紛失につながってしまう事もありますし、どこに何があるかわからなくなりもたついてしまう事も多くなります。とりあえずきちんと保管しておくためには、書類を中に入れるだけで良いクリアファイルが便利なのです。

透明な物であれば中に何があるかわかりやすいので、まずはシンプルで透明なものを備えておきましょう。枚数が多く入って安い業務用のものをまとめて購入しておくとよいでしょう。種類別に分ける時などには色が違うものがあると分類しやすくなります。

書類を持ち歩いたり郵送したりするときにも、書類が折れたり汚れたりするのを防いでくれる効果がありますので、クリアファイルに入れて利用するようにしておくと便利です。ホチキスで止めたものをファイルに入れる形でも使うことが出来ますから、ホチキスと一緒に置いておくと便利なアイテムと言えます。

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他にも一緒に使いたいアイテムがたくさん

ホチキスを使う場合、不要になったり間違えて止めてしまったりした時に外すという事も多くなります。

ホチキス自体にリムーバーがついていないような場合には、別にリムーバーを用意しておくとよいでしょう。針をスムーズに外すことが出来れば時間短縮につながりますし、綺麗に外れるのでダメージも少なくなります。

それ以外には付箋などもあると便利なアイテムです。多くの種類の書類をコピーしてまとめていくとなると、どれが何の書類だったかわからなくなってしまうことがありますが、とりあえず付箋で目印を付けておけば分類しやすくなりますし、不要になれば外すことが出来るので便利です。

インデックスの代わりやちょっとしたメモにも使えるので、ペンなどと一緒に備えておくと書類整理に活躍してくれます。コピーをすることは単なる作業ではなく、仕事をうまく進めていくためのスタートラインです。ぜひコピー機とともに便利なグッズを使いながら素早く正確に書類の整理を始められるようにしていきましょう。