コピー機を使う際に意識したいポイント

2018-11-11

私たちは日常的にコピー機を便利に利用しています。デジタル化が進んでいるとはいえ、生活の中や仕事上ではまだまだ紙の資料が必要な中で非常に便利な物ではありますが、うまくコピーできなかったり、導入の際に迷ったりすることもある物です。

選び方や使い方で気をつけておきたいポイントについてチェックしていきましょう。


使い道に応じた大きさがコピーできるかをチェック

コピーをするときに重要なのが、使い道に応じたものがコピーできるかということが挙げられます。特にコピー機を購入しようとした時に重視したいのが大きさです。小型のものは設置などがしやすく便利ではあります。しかし、コピーしたい原本より読み取り部分が小さい場合などは、分割して読み取りしなければならずに不便に感じることも多くなりますし、使える紙の大きさが限られている場合も同様な問題が生じてしまうのです。

こうしたものではいくら便利なコピー機を導入しても結局は使いにくくなってしまうということになるでしょう。そこで、コピー機を購入する場合などには、どのような大きさのものをコピーすることが多いのかということを考えておくことがポイントとなります。

書類などが多い場合にはA4サイズがコピーできれば十分かもしれませんが、掲示物や大きな図をコピーすることが多いときにはその点も選ぶためのポイントに入れておきたいものです。もちろん大きくなれば設置場所も限られることになりますから、どの程度のスペースが確保できるかという事を考えておくことも必要でしょう。

まずはこうした点から大きさを考えてみるようにしてください。

消耗品の入手しやすさも重要なポイント

コピー機を使う際にはコピー機自体に加えて、使用する消耗品についてもしっかりチェックしておくということがお勧めです。

コピー機自体も高価なもので、機能などにも違いが生まれてきますのでどれを選ぶかという事は重要なポイントと言えますが、実は毎日使っていく中では消耗品についても非常に重要なものとなってくるのです。

多くの枚数をコピーする場合などは特に影響が大きくなりますので、しっかりチェックしておくようにしましょう。コピー用紙やインク、トナーなどが入手しやすいかどうかという事は使い勝手に大きくかかわってきます。専用のものをメーカーから取り寄せないといけないということになると面倒ですし、いざ使おうと思った時に手元になく、作業に差し支えてしまうという事も起こり得ます。

特にたくさん使うことになる用紙は、専用紙だけしか使えないということになると何かと面倒です。優先度の低い書類などは使用済みの書類の裏を使ってコピーするなどして資源を節約するという方法もありますが、そのような形もとりにくくなってしまいます。

安価に使えるかどうかという事は多くの書類を扱ううえで重要なことでもありますから、消耗品の値段が無理なく使えるレベルであるかという事もしっかりチェックしておきたいものです。

メンテナンスの仕方にも注意が必要

毎日大量のコピーをするという場合、コピー機のトラブルというものは避けられないものでもあります。深刻な故障の場合もあるでしょうし、ちょっとした不具合ですぐに治るものもあります。そのたびにメンテナンスを行う必要がありますが、そのメンテナンスをどのように行うかという事も考えておきたいポイントです。

ある程度複雑な部分はメーカーへの修理やメンテナンスの依頼をすることになりますが、対応までの日数がかかってしまうということになるとその間利用できなくなるという事で不便になってしまいます。こういったメーカーの対応の仕方についても購入時には確認をしておいたほうが良いでしょう。

もちろんある程度自分で対応できることは自分でできたほうがすぐに使用を続けやすく支障が出にくくなります。扱いが比較的簡単な物なら自分で出来ることも増えますし、基本的なメンテナンスの仕方などがきちんとマニュアルなどに書かれているものであれば使い始めてすぐに対応しやすくなるでしょう。

毎日使うものだからこそこういったメンテナンスの仕方などが重要になりますから、購入前に確認しておくことも大切です。

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綺麗にコピーをするために

コピーをするときには仕上がったものが綺麗であることが重要です。書類であればきちんと文字が見えやすいようにできているか、図や絵なら使用に耐えるくらいの美しさで仕上がっているかという事は使っていくうえで大きなポイントになります。

もちろんコピー機の機能によるところも多いのですが、使い方によっても仕上がりに差が出てくることもあるのです。綺麗にコピーが出来ないというときには使い方自体も見直してみましょう。紙がゆがんだ状態で読み取り部分にセットされていると、印刷されたものも歪んでしまったり、影が出来てしまったりする場合があります。

そのようなことが無いようにきちんとゆがみない状態でセットするようにしましょう。印刷用の紙も、曲がって差し込まれていると内部に詰まって故障の原因となったり、綺麗に印刷できない原因となったりすることもあります。

急いでいる時にはついつい気を遣わないでコピーを始めてしまうことが多いものですが、意識して気をつけるようにしていくことが綺麗にコピーをするためのポイントになります。


ちょっとした事にも意識を向けて

コピーを行うときにはどうしても忙しくてコピー機にあまり目を向けないということが多いでしょうが、出来ればまめに目を向けてメンテナンスをしておくのが良いでしょう。読み取り部分などは毎日使っていると意外と汚れがちですから、専用のクリーナーなどを使って綺麗にしておくのがおすすめです。

綺麗になれば読み取りもクリアにできるようになり、コピーもよりきれいに仕上がるようになります。コピーの都度行うのがおすすめですが、忙しい場合には空いた時間に行っておきたいものです。また、消耗品なども時間のある時に確認し、必要であれば発注したり準備したりしておくという事も重要です。

急ぎのコピーがあるのに、消耗品を切らしていて時間がかかるという事では仕事などが滞ってしまいます。そういったことが無いように前もって準備をしておくことはスムーズに物事を進めていくために必要なことと言えます。

ぜひこうしたことにも注意しながらコピーを役立てていくようにしましょう。

『コピー機とローラーと汚れの関係』